特定技能外国人を雇用・採用する際の必要書類と準備について
目次
特定技能外国人を採用すべく、人材紹介会社に依頼して何回か面接しそろそろ内定が出せそう、という企業様へ。実際に内定を出してからはどんな手続きがあるのか？なにを準備すればいいのか？について詳しくお伝えしていきます。
先に言っておくと、書類は25～30種類、ざっと50枚はあります(笑)
企業さま独自でこの書類を揃えるのは骨の折れる作業かつ専門知識も必要なので、通常は代行会社に依頼します。
しかしどんな書類を準備するのか全く知らないままでは、誰に何をどう依頼していいのか、どの基準で代行会社を選べばいいかも分からず不安ですよね？
ある程度知識があればスムーズな勤務開始にも繋がりますので、この記事を読みながら事前チェックと心構えをしておきましょう。
内定承諾取れたら作成・準備する書類
内定承諾後、作成・準備する書類は大きく分けて4種類です。
①特定技能専用の雇用契約書を作成
②内定者の特定技能ビザを取得するための書類を準備
③特定技能外国人の受入企業として許可を得るための書類を準備
④特定技能外国人のサポートをする登録支援計画書を作成
これらの書類を全て準備できたら出入国在留管理局へ申請します。申請後1～2ヶ月審査の上、問題なければ特定技能ビザ取得、勤務開始という流れです。では具体的にどんな書類があるのか解説していきます。
①特定技能専用の雇用契約書とは？
「特定技能雇用契約書」「雇用条件書」の2つを作成し内定者に記入してもらいます。御社独自の書式ではなく、出入国在留管理局のHPに規定の書式がアップされていますのでそちらを利用してください。( https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/10_00020.html )記載内容は特別難しいものではなく、普段見かける一般的な書式ですのでご安心ください。
②特定技能ビザ取得のための書類とは？
在留許可を得るための基本的な書類は出入国在留管理局HPに規定書式がアップされています。「特定技能外国人の報酬に関する説明書」や「賃金の支払」「雇用の経緯に係る説明書」( https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/10_00020.html )など給与水準や雇用条件が問題ないことを証明する書類も多くあります。
あとは海外在住者か日本国内在住者かによって揃える書類も異なりますが、例えば国内在住者の場合ですと、内定者本人の住民税や納税証明なども必要になってくるので本人と連絡を密に取って急ぎ書類回収をしなければいけません。
また内定者には健康診断も受診してもらいます。内定者本人から回収する書類については、当然ながら母国語を話せる人が間に入った方がスムーズかと思います。
③特定技能受入企業の許可を得るための書類とは？
初めて特定技能の外国人を採用する場合は、国に受入企業として問題ないと判断してもらうための必要書類を提出します。企業の売上や利益状況、従業員の直近退職人数など経営状況全般を記入する「概要書」や、登記事項証明書、労働保険納付証明書、社会保険料納入状況回答票、納税証明書なども必要になってきます。代行会社によっては追加で費用を払えば各書類を代理取得してくれるケースもあります。
④特定技能外国人の支援計画書作成とは？
最後に、支援計画の策定についてです。特定技能外国人の雇用時は国から義務として外国人の雇用契約を結ぶ際の母国語の説明から、出入国や日本での生活開始時のサポート、勤務開始後も業務で起こる問題をヒヤリング、などのサポートが必要となります。それらの支援計画を策定し提出しますが、ここに関しては完全に「登録支援機関」という国から認定を受けた委託業者に依頼するのが賢明でしょう。
まとめ
以上、必要書類についてご案内しました。どの分野を委託してどこは自社で対応するか、少し検討はついたでしょうか？代行会社を選ぶ際は、上記を踏まえ費用感を確認してみてください。
コストを抑えるならはじめの数名は全委託、慣れてきたら一部委託、のようにフレキシブルに対応してくれる業者を探すのもありかも知れません。
アセアンパートナーズは人材をご紹介するだけでなく、内定後の雇用契約、ビザ取得申請や支援計画も一貫して承っていますので、お気軽にご相談ください！